De Team Assistent Beheer speelt een cruciale rol in het ondersteunen van het vastgoedbeheerteam door ervoor te zorgen dat alle vragen, problemen en klachten met betrekking tot de vastgoedportefeuille efficiënt en snel worden opgelost. Deze functie is een combinatie van administratieve ondersteuning, klantgericht servicebeheer en proactief signaleren van mogelijke problemen. De Team Assistent is een belangrijke schakel tussen huurders, externe leveranciers, technisch managers en andere stakeholders.
Jouw positie binnen de organisatie
Je werkt nauw samen met technisch managers, property managers en andere teamleden om te zorgen voor een goed georganiseerde en efficiënte dienstverlening binnen de vastgoedportefeuille.
Wij zoeken
We zoeken een proactieve, servicegerichte en zelfstandig werkende persoon die in staat is om in een dynamische vastgoedomgeving efficiënt te functioneren. Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en streeft naar kwaliteit in het beheer van de vastgoedportefeuille alsof het je eigen eigendommen zijn. Je kunt goed omgaan met ad-hoc situaties en weet prioriteiten te stellen, zelfs onder druk.
Verder voldoe je aan het volgende profiel:
- Achtergrond in vastgoedbeheer, technische dienst, facilitair management, of een vergelijkbare opleiding/werkervaring.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, en het vermogen om duidelijk en professioneel te communiceren met verschillende stakeholders.
- Vaardigheid om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
- Probleemoplossend vermogen: je stelt de juiste vragen, analyseert situaties zorgvuldig en komt met praktische oplossingen.
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden, met een gestructureerde en nauwkeurige werkwijze.
- Proactief, hands-on, kritisch en secuur in de uitvoering van je taken.
- Ervaring met het gebruik van vastgoed specifieke software, zoals Bloxs.
- Uitgebreide kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Rijbewijs B is vereist, gezien het bezoek aan verschillende vastgoedlocaties.
Verantwoordelijkheden
In deze functie ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken. Jij bent de spil tussen huurders, beheerders en vastgoedeigenaren.
Servicedesk & Klantcontact
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor huurders, eigenaren, leveranciers en andere betrokkenen.
- Behandelen van inkomende meldingen (per telefoon, e-mail, softwareplatforms) en opvolging daarvan, zoals storingen, klachten en reparatieverzoeken.
- Klachten en verzoeken van huurders verduidelijken en indien nodig verder onderzoeken door contact op te nemen met de melder.
- Het coördineren van opdrachten bij externe leveranciers (bijv. aannemers, installateurs) en het bewaken van de voortgang van deze opdrachten.
- Actief bewaken van deadlines, opvolging van werkzaamheden en terugkoppeling naar betrokkenen (huurders, leveranciers, technisch managers).
- Proactief signaleren van terugkerende problemen en structurele verbeteringen voorstellen om storingen in de toekomst te voorkomen.
- Bijdragen aan het ontwikkelen en updaten van werkprocessen, handleidingen en instructies om de servicekwaliteit te verbeteren.
Teamondersteuning
- Ondersteuning bieden aan technisch managers door het verzorgen van correspondentie, rapportages, overzichten en offertes.
- Administratief verwerken van technische documenten zoals offertes, goedkeuringsaanvragen, onderhoudsplannen en leverancierscontracten.
- Beheer van het digitale archief (inclusief tekeningenarchief) en het up-to-date houden van vastgoed gerelateerde documentatie.
- Het beheren van de sleutelkast en toezicht houden op de sleuteluitgifte en -inname volgens vastgestelde procedures.
- Jaarlijkse beoordeling van externe leveranciers conform het ISO 9001 kwaliteitssysteem, met focus op het optimaliseren van kosten en kwaliteit van dienstverlening.
Vastgoedadministratie
- Je helpt bij de vastgoedadministratie door facturen, huurmutaties en huurindexaties te verwerken.
- Je zorgt voor huurbetalingen en volgt openstaande facturen op.
- Je beantwoordt vragen van vastgoedeigenaren over financiële rapportages en huurfacturen.
- Ook regel je schadeverhalen en andere administratieve processen met betrekking tot de eigendommen.
Wij bieden
- Een uitdagende en afwisselende functie in een dynamische omgeving, waarbij goede samenwerking van belang is;
- Je krijgt veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid;
- De kans om jezelf te ontplooien binnen in een groeiend bedrijf;
- Een passend salaris met uitstekende arbeidsvoorwaarden, inclusief bonusregeling;
- Daarnaast behoren pensioenopbouw, reiskosten of een lease auto en opleidingsbudget tot de mogelijkheden.
