"Heb sex met je onderhoudsplan..."

Het is weer oktober. De dagen worden korter, de blaadjes gaan weer vallen, het is top druk op de Nederlandse wegen én… top druk bij de vastgoedmanager. Menig vastgoedmanager rijdt in oktober van object naar object. Je ziet ze dagen niet op kantoor. En zijn ze op kantoor, zitten ze uren driftig te tikken in Excel. Ja, de jaarlijkse budgetronde loopt op zijn eind. Tijd voor de vastgoedmanager om zijn onderhoudsbudget voor het komend jaar in te dienen.

Binnen veel organisaties is gelukkig het meerjaren onderhouds- en investeringsplan de basis voor het onderhoudsbudget. Met de budgetronde pakken we het weer eens uit de kast, blazen het stof er af en komen er achter dat het niet meer actueel is. Snel geven we opdracht om het plan te actualiseren waardoor we verder kunnen. Maar is dit niet een beetje laat? En zou je het meerjaren onderhoudsplan niet vaker nodig hebben? Natuurlijk, veel vaker!

Gedurende het jaar wordt de vastgoedmanager met vele vragen bestookt. Er komen projecten op hem af, die buiten het normaal beheer liggen. “We willen graag PV-cellen op het dak aanbrengen, wat kost dat?” “We gaan twee afdelingen samenvoegen, wil je dit oppakken?” Deze vragen wachten niet tot augustus om zo goed voorbereid en weloverwogen meegenomen te worden in de budgetronde. Nee, deze komen te vaak ineens naar boven. Dikwijls zijn ook de vragen achter de vraag niet beantwoord, laat staan gesteld. Wat is de staat van de dakbedekking voor we er PV op leggen? Wat is de staat van de klimaatinstallatie of het inbouwpakket? Een vastgoedmanager moet mijns inziens zijn meerjaren onderhoudsplanning uit zijn hoofd kennen. “De dakbedekking heeft nog een restlevensduur van 4 jaar, zullen we dan PV aanbrengen?”, zou een prima en snel eerste antwoord kunnen zijn.

Maar ook voor dagdagelijkse zaken is het van belang het onderhoudsplan op je bureau te hebben. Een installatie vertoont veel storingen. “Laat maar gaan, want vervanging staat op de planning voor dit jaar”. Of “herstel de installatie, want vervanging is pas over 3 jaar gepland”.

Een vastgoedmanager spiegelt alle gebeurtenissen gedurende het jaar met zijn onderhoudsplan, analyseert, beoordeelt de impact en adviseert op basis van dit plan. Zorgvuldig en onderbouwt met het meerjaren onderhoudsplan kiest hij tussen onderhoud of vervangen en prioriteert hij werkzaamheden. Na uitvoering verwerkt hij de wijzigingen. Maar ook vice versa. De vastgoedmanager stemt geplande onderhoudsactiviteiten gedurende het jaar af met stakeholders en gaat op zoek naar integraties met klantwensen en mogelijke projecten.

Dus vastgoedmanagers, het meerjaren onderhoudsplan moet ‘top of mind’ zijn én blijven. Niet alleen tijdens de budgetronde, maar het hele jaar. Leg het onder je kussen, je moet het kunnen dromen. Of in de woorden van een van mijn opdrachtgevers “heb sex met je onderhoudsplan”.